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elaborar un protocolo familiarLas familias que ya lo habéis preparado, coincidiréis conmigo en que elaborar un Protocolo familiar es un proceso muy importante para el futuro de la familia y de la empresa. Tras diez (ya casi once) años colaborando con empresas familiares he podido acompañar y asesorar a bastantes familias durante este proceso y puedo garantizaros que, si se hace correctamente, al final el Protocolo familiar será un garante de la armonía familiar y la eficiencia empresarial.

Para orientaros y ayudaros antes, durante y después de este proceso, he recopilado 10 claves de éxito para preparar un buen Protocolo familiar, que nos sea útil y que nos sirva de herramienta para garantizar el relevo generacional y la continuidad de la empresa familiar.

Consejos para elaborar un Protocolo familiar 

Antes de elaborar un Protocolo familiar

1. Saber escoger el mejor momento para elaborar un Protocolo familiar. Para poder realizar el relevo generacional de forma paulatina, es importante iniciar el proceso cuando la generación entrante ya esté preparada para llevar las riendas del negocio y la generación saliente todavía pueda brindar su apoyo y ofrecer su saber y experiencia. Además, antes de iniciar un proceso tan importante, debemos asegurarnos de que el grado de armonía familiar y de compromiso con la empresa son los mínimos necesarios.

2. Utilizar el Protocolo familiar para buscar la visión compartida y como una herramienta para alinear la estrategia empresarial con la familiar para conseguir la continuidad. También debemos aprovechar el proceso para generar confianza, unificar valores entre las diferentes generaciones y conseguir la máxima cohesión y armonía en la familia.

3. Buscar la colaboración y ayuda de un consultor de empresa familiar. Durante la elaboración de un Protocolo familiar pueden surgir temas delicados, tanto emocionales como legales y fiscales, y la familia no siempre tiene ni las herramientas ni las capacidades para hacer frente ella sola a estas cuestiones.

4. Elegir a los miembros de la familia que deben participar en la redacción del Protocolo familiar. Mi recomendación es que sean todos los accionistas y futuros accionistas, a partir de una edad consensuada, siempre que la complejidad familiar lo permita. Esto permitirá que la generación saliente y la entrante se comprometan conjuntamente en las normas que regirán las relaciones familia-empresa-propiedad. En familias con un accionariado muy fragmentado, la familia y el consultor de empresa familiar deberán negociar quién participará y quién no, ya que no podrán ser todos. En este caso, os recomiendo elegir a un representante por rama familiar, para poder hacer las reuniones manejables y conseguir que los familiares que no participen tan activamente en el proceso también se sientan involucrados.

 

Durante la elaboración del Protocolo familiar

5. Durante el proceso se deben poder tratar libremente todas las inquietudes y expectativas de los miembros de la familia, así como aquellos aspectos que puedan ser susceptibles de dificultar la continuidad de la empresa familiar. Lo verdaderamente importante de elaborar un Protocolo familiar es el proceso de reflexión familiar y crear un espacio de diálogo para la familia empresaria. Precisamente la clave del éxito del Protocolo familiar está en todo este trabajo previo a la firma del documento.

6. Elaborar un Protocolo familiar a medida de la situación de la empresa y de la familia. Como sabéis, un Protocolo familiar no es un producto estándar que pueda comprarse y venderse o que sea válido y extrapolable para todas las familias, sino que se prepara a medida según los acuerdos a los que haya llegado la familia. No olvidéis que, si se afronta el proceso como un mero trámite que culmina con la firma de un documento privado, el Protocolo familiar perderá todo el valor que podría tener.

7. Otro aspecto muy importante es la necesidad de buscar el consenso y de adoptar las decisiones por acuerdo, y no por imposición o votación. El proceso de Protocolo familiar acostumbra a requerir varios meses de trabajo, que son el tiempo mínimo necesario para que la familia pueda debatir, consensuar y asimilar las decisiones que va tomando.

8. Por último, hay que atreverse a afrontar durante el proceso los problemas existentes, por delicados que sean, tanto en la familia como en la empresa, para resolverlos. De esta manera, podremos construir un futuro común sobre cimientos sólidos. En cambio, si estos temas no quedan bien cerrados, serán garantía de conflictos futuros y pueden incluso llegar a un punto de no retorno.

 

Tras firmar el Protocolo familiar

9. Tras haber firmado el Protocolo familiar llega el momento en el que deberemos ser capaces de respetarlo, cumplir los compromisos a los que nos hemos comprometido, y de utilizarlo como una herramienta de trabajo en nuestro día a día. Es muy importante que, a posteriori, no hagamos continuas excepciones a los acuerdos pactados entre todos y recogidos en el mismo.

10. Y, para acabar, recordad que en el futuro será necesario y muy importante revisar el Protocolo familiar. A pesar de que algunas familias todavía creen erróneamente que, una vez se elabora y se firma el Protocolo familiar ya se ha acabado el proceso, lo cierto es que es importante actualizarlo al cabo de un tiempo. El Protocolo familiar es una herramienta viva y como tal hay que revisarlo cada 5 o 6 años o cuando suceda un hito relevante para adecuarlo a la realidad de la familia/empresa en cada momento.

Estoy seguro de que cualquier consultor especializado en empresa familiar coincidirá conmigo en lo importante que es seguir estos consejos para elaborar un Protocolo familiar. Y recordad que, si queréis añadir alguna recomendación o contar vuestra experiencia, podéis escribir un comentario al final de esta entrada para ayudar a los demás lectores del blog.

 

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